„Jedes Unternehmen muss zahlreiche Unterlagen jahrelang aufbewahren, seien es kaufmännische Buchungsbelege oder andere Dokumente wie Kalkulationstabellen oder technische Zeichnungen. Selbst in mittleren Betrieben kommen da schnell Millionen von Dokumenten zusammen. Im herkömmlichen Aktenkeller kostet dann die Ablage und Suche am Ende mehr Zeit als die eigentliche Bearbeitung, und wichtige Dokumente lassen sich zuweilen gar nicht mehr auffinden. Aber das muss nicht so sein: EASY-Archiv, das bewährte, leistungsfähige elektronische Archivsystem, sorgt für die revisionssichere Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente, senkt Ihre Archivkosten und erhöht die Produktivität. Selbstverständlich erfüllt EASY-Archiv dabei alle gesetzlichen Bestimmungen für die Dokumentenarchivierung.
  
Statt in überquellenden Aktenschränken und Papierstapeln zu suchen, finden Sie Ihre Dokumente jetzt auf Knopfdruck sekundenschnell auf Ihrem Arbeitsplatz-PC wieder. Und dort arbeiten Sie ohne Medienbrüche sofort weiter: Versenden Sie das gefundene Dokument per E-Mail oder Fax, fügen Sie elektronische Notizen hinzu, oder kopieren Sie einfach Teile des Dokuments in Ihren Brief.
 
Man muss aber nicht auf die bewährten Mappen und Ordner verzichten, um Zeit und Geld zu sparen, denn EASY-Archiv bildet diese hilfreichen Werkzeuge in elektronischer Form ab. Recherche, Mappeneditor und die komfortable Scan-Fernbedienung sind in eine einzige Oberfläche integriert. Die einzelnen Dokumente sind in eigenen Mappenfächern übersichtlich sortiert. EASY-Archiv speichert Dokumente und Daten beliebiger Art. Mit dem eingebauten Datei-Viewer können über 200 Dateiformate wie Grafik, Text, Kalkulationen oder CAD angezeigt werden, auch wenn die entsprechenden Programme nicht installiert sind. Praktisch: Über die Volltextrecherche findet man alle Dokumente unter Millionen anderen sekundenschnell auch noch nach Jahren wieder, und das selbst dann, wenn man sich nicht mehr genau an Namen oder inhaltliche Details erinnern kann.

Keine Angst vor der Steuerprüfung: Die Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung mit EASY-Archiv gemäß den »Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme« (GoBS) wurde gutachterlich bestätigt und zertifiziert. Jede Veränderung oder Manipulation an den archivierten Dokumenten und Belegen ist ausgeschlossen; alle relevanten Systemaktivitäten werden protokolliert. EASY-Archiv unterstützt verschiedene Arten von Datenträgern, speziell auch die WORM-Technologie, die für Langzeitarchivierung besonders geeignet ist. Mit Zusatzmodulen ist EASY-Archiv in der Lage, Daten aus ERP-Systemen konform zur bundeseinheitlichen Steuerprüfungssoftware IDEA aufzubereiten und gemäß Abgabenordnung bereitzustellen.
 
EASY-Archiv ist die ideale Ergänzung zu SAP R/3, kVASy, PAISY und anderen ERP-Systemen. Über standardisierte Schnittstellen erfolgt die Übergabe an das Archivsystem und danach die Anzeige im ERP-System. Mit “EASY Link ” kann Easy-Archiv nahtlos in die ERP-Software integriert werden. Die Anwender können ihre kompletten Dokumente komfortabel und plattformunabhängig archivieren, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

Über 100 OEM-Anbindungen in unterschiedlichsten Anwendungen beweisen die große Akzeptanz von EASY-Archiv. Das System bewährt sich bei der Archivierung archivierungspflichtiger Daten des kauf-männischen Rechnungswesens, von Kundenschriftverkehr und von Personalabrechnungsunterlagen und kommt auch bei Dresden-IT zum Einsatz.
(Quelle: Easy Software AG)